組織や企業を紹介する紹介状の書き方

1つの単純な現実を思い出すことで、他の人に自己紹介するときに、多くのコンサルタント、中小企業の経営者、営業担当者のよくある間違いを避けることができます。あなたのビジネスではなくあなたの手紙の受取人のニーズに焦点を合わせると、販売をしやすくなります。紹介状を適切に構成する方法を学ぶことは、あなたが永続的な第一印象を与えるのに役立ちます。

ヒント

すべてのビジネスにはニーズがあり、効果的な紹介状を書くための鍵は、他の誰かが問題を解決したり、機会を利用したりするのをどのように支援できるかを判断することです。

ニーズを特定する

紹介状を書くための最初のステップは、受信者があなたやあなたが販売しているものに興味を持っている理由を判断することです。すべてのビジネスにはニーズがあり、効果的な紹介状を書くための鍵は、他の誰かが問題を解決したり、機会を利用したりするのをどのように支援できるかを判断することです。

あなたのユニークな販売の違いと利益について考えてください。あなたは人々が望んでいるユニークな何かを持っていると信じていたのであなたの会社を作りました。あなたの手紙は、読者が必要を持っていることを証明する必要があります。これにより、コストの削減、売り上げの増加、品質の向上、またはその他の方法でより多くの利益を上げるのに役立つことがわかります。

あなたのリードに焦点を当てる

手紙の先頭は、手紙を読むべき理由を受取人に伝える冒頭の文または短い段落です。最初の数文を使用して、自分ではなく顧客のニーズについて話します。「25年以上の間、SmithConsultingはJohnsonvilleにサービスを提供してきました。」などのリードは避けてください。

あなたの前提に同意したり、あなたが提供する利益で答えたりするなど、特定の方法で答えるように読者に促す質問をすることを検討してください。たとえば、「送料を削減しますか?」から始めることができます。ほとんどの読者は「はい」と答えます。コンサルタントの場合、「給与と福利厚生のあるフルタイムの従業員を使用するのと、必要に応じて電話をかけることができる請負業者を使用する方が、費用効果が高いのはどれですか?」と質問するかもしれません。手紙の受取人を正しくターゲットにした場合、彼らは「請負業者を使用する」と答えます。

あなたの情報をランク付けする

結論への明確な道筋がないまま、手紙を威圧的なコピーの壁にしないでください。それをいくつかの段落に分割し、それぞれが固有の情報セットを提供します。重要度の高い順に情報をランク付けします。読者に何ができるかを伝えるリードの後、次の段落を使用して、それがどのように行われるかを伝えます。

最小限の詳細を提供する

紹介状で販売しようとしないでください。会議や電話での会話などの詳細情報を入手せずに、電話を受け取って注文したり、あなたを雇ったりする人はほとんどいません。

あなたが彼らのために何ができるか、そしてあなたがそれをどのように行うことができるかをあなたの読者に伝え、信頼性を提供するのに十分な詳細だけを提供してください。紹介状ですべての質問に答えることを期待する人は誰もいません。あなたの手紙を使って人々に興味を持ってもらい、彼らがあなたにもっと情報を求めたいと思うようにします。

行動を促すフレーズを含める

次に何をすべきかを理解するのは読者に任せないでください。行動を促すフレーズを含めます。これには、複数のタスクを含めることができます。たとえば、読者に電話をかける前にWebサイトにアクセスするように依頼したり、読者がWebサイトにアクセスする機会があった後に電話をかけるように伝えたりすることができます。メールアドレスと電話番号を入力して、質問がある場合は読者に連絡するように伝えます。

潜在的な顧客やパートナーからの電話を待つよりも、フォローアップの電話で成功する可能性があります。受信者にいつ電話をかけるかを知らせて、電話の準備ができるようにします。通話を期待する日時を指定します。