少額償却の手順

会社の売掛金の回収は、アカウントの支払いが停止するまでの日常的な作業です。未払い額を回収するために費やされた時間とお金が全残高を回収することによって実現される利益を超える場合、企業は小額の残高を償却します。少額の償却に関する会社の方針と手順は明確である必要があり、会社は方針と手順を確認および更新して、両方が引き続きビジネスニーズを満たすようにする必要があります。

ポリシーの設定

少額の残高を償却するためのポリシーは、コレクターが従うべき手順を指定します。このポリシーでは、従業員が小額の残高として償却できる最大金額、残高を回収するために従業員が行う必要のある作業、および償却を文書化して借方に記入するための技術手順について説明しています。ポリシーはまた、ポリシーの実装に責任を持つ従業員の役職を指定し、ポリシーのコンプライアンスを監査するためのプロセスを説明します。

アカウントの特定

手順の最初のステップは、レビュー担当者が償却を検討する小口残高を特定することです。コレクターは、ポリシーで小額の残高として定義されている金額以下の残高を持つ延滞アカウントのレポートを生成する月次クエリを実行します。

償却の承認

次に、レビュー担当者は、各小口口座の回収履歴を分析して、スタッフが各債務を回収するためにポリシーで指定された努力をしたことを検証します。たとえば、ポリシーでスタッフが3つの通知を郵送し、責任者に2回電話をかける必要がある場合、レビュー担当者はログまたは紙のファイルを確認して、コレクターが必要な通知を郵送し、必要な電話をかけたことを確認します。アカウントが基準を満たしている場合、レビュー担当者は償却を承認し、償却額、レビュー担当者が償却を推奨した日付、および償却の理由を記録する調整文書を作成します。

借方と貸方の作成

小口残高償却手順の最後のステップは、会計システムで適切な借方と貸方を作成することです。レビュー担当者がアカウントの償却を承認した翌月に、会社はアカウントに貸方記入し、管理上の借方コードに対して費用を借方に記入します。会計上の目的で、会社は借方を、許可されていないコストやコスト超過などの他の管理上の手当と同じように扱います。不許可の費用とは、監査人が契約またはポリシーの下で許可されていないと判断した費用です。コスト超過は、予算を超える費用です。これらの借方ごとに、調整伝票の電子コピーが借方記入のバックアップを提供します。

延滞金の回収

時折、会社が借金を帳消しにした後、口座名義人が残高を支払います。滞納口座の所有者が支払いを行うと、会社は当座預金で行われたかのように支払いを処理します。経理スタッフは支払いを預け入れ、償却を取り消す仕訳伝票を作成します。同社は、小残高の償却手順の一部として、償却を取り消すプロセスを含んでいます。

レビューと監査

企業は、会計方針や償却手順などの手順を定期的に見直して、手順が企業のニーズを満たしていることを確認します。たとえば、レビューで、多くの債務者が最終的に償却限度額またはその近くの残高を支払うことが示された場合、会社は限度額を引き下げて償却取消の数を減らすことができます。同様に、企業は定期的に償却手順を監査して、コレクターがポリシーに従っていること、および承認された償却に不正の証拠がないことを確認します。