職場での新しいプロセス変更を伝達する方法の例

プロセスと手順の変更は、職場のタスク、目標、およびイニシアチブの刷新と再編成の一般的な部分です。職場での新しいプロセスの変更を伝える方法の例がいくつかあります。中小企業では、小さな手順の変更でさえ、効率と生産性に大きな影響を与える可能性があります。

おそらく、実際の手順やプロセスの変更よりも重要なのは、変更をすべての従業員に伝達する機能です。プロセスの変更を適切に伝達することで、新しい会社の目標とイニシアチブを達成しながら、すべての従業員を同じページに保つことができます。

詳細をレイアウトする

実際のプロセス変更、変更の予想される影響、および変更を開始する理由を特定します。従業員が起こっている変化に興味を持ち、関与できるようにするためのビジョンを作成します。たとえば、新しいソフトウェアプログラムを実装する場合、変更がいつ行われるか、およびコストの削減など、会社にとって新しいプログラムを使用する利点を特定する必要があります。使いやすさなど、従業員が受けたメリットを強調して、変化に従業員を励ますのに役立てます。

何を変更する必要があるかを特定する

変更の影響を考慮し、コミュニケーションプロセスに外部ベンダーと顧客を含める必要性を考慮に入れてください。職場での手続きの変更に関連するコミュニケーションプロセスから誰かを除外することは、人間関係と生産性に悪影響を与える可能性があります。新しいソフトウェアを導入する場合は、変更についてすべての従業員に通知し、注文や販売の追跡など、新しいプログラムを利益のために利用することに関連する必要な手順についてベンダーを教育することを検討する必要があります。

通信方法の選択

説明がほとんど必要なく、混乱の余地がほとんどない小さなプロセス変更には、電子メールなどの安価なマスコミュニケーションを選択してください。顧客の苦情の処理に関連するものなど、主要な手順の変更をより親密な方法で伝達します。主要な変更を伝達するためのオプションには、説明会の開催やチームまたは部門の会議の実施が含まれます。

新しいソフトウェアプログラムを導入する場合、小グループの部門または従業員と変更を伝達することで、新しいソフトウェアプログラムの採用が各グループにどのように影響し、利益をもたらすかを説明するためにディスカッションを調整できます。

すべての懸念に対処する

必要に応じて変更に関する質問に回答し、従業員とすべての関係者が新しいプロセスに移行するのを支援することが最優先事項であることを明確にします。必要に応じてトレーニングを利用できるようにします。たとえば、新しいソフトウェアプログラムへの移行に取り組むときは、トレーナーまたはメンターとしての役割を果たすために、選択した従業員グループをトレーニングすることを検討してください。これにより、従業員は支援的な環境で個別の注意を払うことができます。