PDFフォームからインポートしてアクセスする方法

PDFフォームを使用してビジネスデータを収集する利点の1つは、セキュリティです。たとえば、ExcelやHTMLフォームとは異なり、PDF編集機能を備えた特別なプログラムが必要なため、PDFフォームを変更するのは困難です。ただし、メリットにはコストが伴います。Accessは、Excelやその他のソースからインポートできるように、PDFフォームデータを直接インポートすることはできません。この問題の解決策として、AdobeReaderとExcelを使用してください。テキストをエクスポートするReaderの機能、およびテキストをテーブルデータに変換するExcelの機能により、PDFフォームをAccessがインポートできるExcelワークブックに変換できます。

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記入済みのフォームをAdobeReaderで開きます。このPDFフォームには、左側にフィールドラベルがあり、右側に入力済みフィールドが必要です。「ファイル」メニューの「他のファイルとして保存」項目をクリックします。「テキスト」項目をクリックし、表示されるダイアログボックスにファイル名を入力します。「保存」をクリックして、フォームをテキストとして保存します。

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エクスポートしたテキストファイルをExcelで開きます。Excelは、[テキストインポートウィザード]ダイアログボックスを表示します。

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「区切り」オプションをクリックしてから、「次へ」ボタンをクリックします。[その他]チェックボックスのみをオンにし、残りのチェックボックスはオフのままにします。[その他]テキストボックスコントロールに「）」文字を入力します。Adobe Readerは、この文字をフィールドラベルに追加します。これにより、ラベルとフォームデータを簡単に区別できます。

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[完了]ボタンをクリックして、PDFフォームのラベルとデータを新しいワークブックにインポートします。フィールドラベルはフォームデータから分離されていますが、そのデータの左側にあります。Accessがフォームをインポートする前に、データの上に配置する必要があります。

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インポートしたフィールドラベルとデータを選択し、「Ctrl-C」を押して選択内容をクリップボードにコピーします。新しいブックを作成し、[ホーム]タブの[形式を選択して貼り付け]コマンドをクリックします。

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[形式を選択して貼り付け]ダイアログボックスの[転置]チェックボックスをクリックします。転置すると、インポートしたフォームなどの行見出しが列見出しに変わります。「OK」をクリックして転置を行います。この転置手順は、Accessに直接インポートするのではなく、最初にフォームをExcelにインポートする理由です。

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ブックを保存して、Accessを開きます。[外部データ]タブの[Excel]ボタンをクリックして、データをインポートするためのダイアログボックスを表示します。[参照]ボタンをクリックして、Excelブックを選択します。現在の画面と次の画面で「OK」をクリックします。

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[最初の行に見出しが含まれています]チェックボックスをオンにし、[完了]をクリックしてPDFフォームデータのインポートを完了します。