システムがダウンしているときに職場で行うこと

中小企業のマネージャーは、時は金なりであることを知っています。会社がビジネスニーズのほとんどをテクノロジーに依存している場合、予期しないシステム障害が問題になる可能性があります。しかし、オフィスで物事を進めるシステムがダウンしているからといって、会社の生産性も低下しなければならないわけではありません。中小企業のマネージャーは、時間を使用して、回避してきたタスクに取り組むか、スタッフがダウンタイムを抱えている間に必須要件を完了するために土壇場でスケジュールを調整する必要があります。

組織

アメリカ人は、紛失したり置き忘れたりしたオフィスアイテムを探すために、毎年ほぼ1週間の仕事を無駄にしています。組織化に関しては私たちの多くが先延ばしにしていますが、ブラザーインターナショナルコーポレーションの2010年の調査によると、米国の企業が組織化のために毎年890億ドル以上を失っていることがわかったのは驚くべきことです。システムがダウンしているために従業員が通常のデスクワークを実行できない場合は、時間を使ってオフィススペースを整理し、記録管理計画を作成するように従業員に指示します。記録管理は組織の重要な部分です。不要な事務処理を排除することで会社の保管とアーカイブのコストを削減し、スタッフが情報をより迅速に見つけられるようにし、ビジネスが法的記録保持義務を確実に満たすようにします。

手順

システムがダウンしている時間を使用して、運用および人的資源の手順書を作成および更新します。 Journal of Small BusinessManagementに掲載されたGlennMcEvoyの調査によると、人事慣行の欠如（または非効率的）が中小企業の失敗の主な理由です。ビジネスに既存のポリシーと手順がすでにある場合は、マニュアルを確認して正確性を確認してください。スタッフが実際に実行しているプロセスがポリシーで概説されているものと同じであることを確認し、各ガイドラインが現在の法律に準拠していることを確認してください。手順をまだ作成していない場合は、組織の長所、短所、機会、脅威のSWOT分析を実施することから始めます。ビジネスの使命と戦略を確認し、達成したい短期的および長期的な重要な成果を特定し、分析で発見した問題に対処するための手順を開発します。

トレーニング

州で必要なトレーニング義務を確認します。カリフォルニア州、コネチカット州、イリノイ州、メイン州、ニューハンプシャー州を含むがこれらに限定されない特定の州では、企業は従業員に特定のハラスメント防止トレーニングを提供する必要があります。あなたの会社はとにかくある時点でこのトレーニングを提供する義務がある可能性が高いので、システムがトレーニングのためにダウンしているときにそうでなければ非生産的な日を使用し、トレーニングが最初にスケジュールされた日に通常の作業を続けることは理にかなっています。他の選択肢としては、新規および経験の浅いスタッフに実地訓練を提供することや、スタッフが病気の場合や支援が必要な場合に対応できるように、スタッフがさまざまな機能について相互にクロストレーニングすることなどがあります。

緊急時対応計画

予期しないシステム障害は、緊急時の計画をテストする絶好の機会を提供します。システムなしで発生する問題のリアルタイムの経験を使用して、現在の継続性計画ドキュメント内の欠陥を特定します。事業継続計画をまだ持っていない場合は、このシステム障害の経験を使用して、今が事業継続計画を作成する理想的な時期です。従業員が顧客情報の手動リストを維持する必要があるかどうかを特定し、会社の作業を実行するためにオフサイトの場所を見つけるか、システムバックアップドキュメントのストレージ容量を増やす必要があります。