プロジェクト管理で最も影響力のある利害関係者を決定する方法

プロジェクトの最も影響力のある利害関係者は、プロジェクト管理に含まれるステップだけでなく、最終的な結果にも影響を与えるという願望と能力の両方を持っています。重要な同盟国である場合もあれば、プロジェクトを混乱させることに懐疑的または意図的である場合もあります。これが、プロジェクトの開始前に徹底的な利害関係者分析を実施することにより、プロジェクトの最も影響力のある利害関係者を正確に特定することが重要である理由です。

利害関係者分析の目的

利害関係者の分析では、プロジェクトが依存しなければならない利害関係者、およびプロジェクトの目的を中断または変更する権限を持つ利害関係者を特定しようとします。最も影響力のある利害関係者でさえ、プロジェクトのすべての側面で同じ平等を共有しているわけではないため、分析では、影響力のあるカテゴリと影響度に応じて、影響力があると特定した利害関係者に優先順位を付けようとします。プロセスの最初のステップは、プロジェクト管理チームが、プロジェクトが影響を与える人々のリスト、およびプロジェクトの成功または失敗の結果に影響力、力、または関心を持っている人々のリストをブレインストーミングすることです。ブレーンストーミングを行うときは、リストにビジネスの内外の人々が含まれる可能性があることに注意してください。

関心と影響力に応じて優先順位を付ける

次のステップでは、プロジェクトへの関心とプラスまたはマイナスの影響力を発揮する能力に応じて、プロジェクトの利害関係者を分類します。これにより、長い利害関係者リストになる可能性のあるものを段階的に絞り込むことができます。 1つのアプローチは、プロジェクトへの関心が低いか高いかに応じて利害関係者を分類する列と、利害関係者の影響力を低いか高いかに分類する行を含む2行2列のマトリックスを作成することです。各利害関係者を分析し、適切な象限に配置します。たとえば、事業主は高い関心と影響力の両方を持っていますが、部門の監督者は高い関心を持っている可能性があります（特にプロジェクトが部門のリソースを必要とする場合）が、影響力は低い可能性があります。関心の高い名前、グリッドの影響力の大きい象限が最も影響力があります。プロジェクトの過程で完全に関与し、満足するために最大限の努力を払う必要がある象限です。

利害関係者の利益を分析する

プロジェクトの目標を進めるには、影響力のある利害関係者から全面的な賛同を得ることは不可欠です。ただし、これが発生する前に、主要な利害関係者がプロジェクトの結果にどのような関心を持っているかを完全に理解する必要があります。多くの場合、各主要な利害関係者との直接の会話は、関心、認識、および見解に関連する情報を取得するための最良の方法です。これにより、彼らとの前向きな関係を築き始めることもできます。これは、否定的な見方をしている利害関係者にとって特に重要です。これらの会話に続いて、プロジェクトを支持し、反対する可能性のあるものに応じて、最も影響力のある利害関係者を分離します。

アクションプランを作成する

利害関係者分析を実施することの価値は、コミュニケーションと行動計画を通じて利害関係者の期待を管理するために提供する機会にあります。透明性は、影響力のある利害関係者を満足させ、影響力のある利害関係者が引き起こす可能性のある混乱や対立を最小限に抑えるために不可欠です。プロジェクトサポーターは、プロジェクトの進行状況を常に把握できるように、定期的な更新を要求するだけの場合があります。対照的に、反対者はプロジェクトの初期段階でかなり多くの説得と保証を必要とする可能性があり、プロジェクトが進行するにつれて行動と反応を注意深く監視する必要があります。